by Welcome back ! Comme ce n'est pas la 1ère fois que tu viens ici, tu voudras sans doute lire notre guide qui t'aidera à devenir un créateur freelance libre et indépendant.
Si tu te lances en freelance / indépendant / travailleur autonome, une des premières questions qui se pose, c’est comment « Comment facturer » ?
Faut-il un logiciel comptable ?
Peut-on facturer sans passer par une application ?
Et quel est le meilleur logiciel pour facturer si on veut en utiliser un ?
1 – Un bon vieux fichier Excel ou Numbers
La base pour démarrer ta facturation
Si tu démarres, que tu ne comptes pas avoir beaucoup de clients (tu favorises de grosses missions, par exemple).
Tu n’as donc pas besoin d’investir tout de suite dans un logiciel de gestion ou de comptabilité. Tu auras peut-être besoin d’investir ailleurs avant.
J’ai fonctionné avec des tableurs pendant plusieurs années. C’est un peu long et fastidieux, mais si tu n’as pas beaucoup d’opérations c’est tout à fait faisable.
Tu peux utiliser un tableur qui te permettra de créer tes factures :
Les éléments à faire paraître sur ta facture sont les suivants :
Si tu crées toi-même ta facture sur un tableur, tu dois t’assurer que tu indiques les informations obligatoires demandées par Revenu Québec.
Les informations à faire paraître dépendront du montant que tu factures pour ton client.
Dans le doute, à ta place, j’afficherais tout.
Tu dois afficher de base :
- Nom de ton entreprise
- Date de la facture
- Montant total de la facture
- Montant des taxes applicables
- Description du bien / service
- Un numéro d’identification unique
Au-dessus de 30 $ jusqu’à 149,99$ tu dois ajouter les infos suivantes en plus :
- Numéro de TPS/TVQ, le cas échéant
à partir de 150$ tu dois ajouter :
- Le nom du client
- Et les modalités de paiement
Attention aux taxes
Si tu es inscrit aux taxes (TPS/TVQ), il faudra que tu sois vigilant sur l’application du taux.
Par exemple, si ton client se trouve dans une autre province ou un autre pays, cela peut avoir des implications.
Tu peux utiliser un calculateur de taxes, ou te créer une formule dans ton fichier Excel.
Et voilà tu as ta facture !
2 – QuickBooks, un outil de compta puissant et nomade.
Pourquoi avons-nous choisi QuickBooks ?
Depuis cette année et la création de notre société incorporée (.inc), nous avons décidé de basculer sur un logiciel comptable qui nous permet de gérer nos différents systèmes de facturation.
Nous avons choisi QuickBooks d’Intuit qui est très complet.
C’est une force, mais ça peut-être aussi une faiblesse, car c’est un logiciel un peu difficile à prendre en main.
Du coup, il peut être un peu intimidant quand on débute.
Mais en apprenant à l’utiliser et organisant toute l’info au départ cela peut-être un gros gain de temps et de visibilité sur tes comptes.
Voici quelques-unes des fonctionnalités que l’on aime :
- Synchroniser les données entre tes cartes bancaires, comptes chèques, compte PayPal, Stripe et Wise.
- Création de factures, devis, reçus…
- Tu peux automatiser ta reconnaissance de tes opérations pour les classifier plus rapidement
- Le logiciel peut te fournir ton décompte de taxes
- Tu peux associer QuickBooks avec des outils externes pour le connecter avec d’autres applications comme Stripe, Zapier, etc.
- Partage de compte avec ton comptable
- L’application qui scanne tes reçus fait de la reconnaissance automatique de données.
Ce qui a fait la différence pour nous
Dans notre cas, comme nous avons plusieurs activités : missions pour notre agence et formations pour les freelances et créatifs, nous avons des modes de facturations différents.
Nous avons aussi une clientèle internationale, ce qui signifie que nous avons des clients en France, Thaïlande, Québec, Singapour… Et donc… On doit pouvoir gérer le multidevise !
QuickBooks gère tout ça !
On l’apprécie aussi, car il est très utilisé dans le milieu de la compta, donc nous pouvons facilement en donner les clés à un assistant comptable, à un comptable agréé, etc.
Quickbooks s’adapte à tes besoins sur le long terme
L’avantage de cet outil, c’est qu’il peut grandir avec toi et avec ton entreprise.
Par exemple, si à plus long terme tu envisages d’intégrer des salariés, tu peux souscrire dans un deuxième temps au module de paie.
3 – Momenteo, l’outil compta des travailleurs autonomes et solopreneurs.
Momenteo est un outil ludique, facile à prendre en main
J’ai utilisé Momenteo il y a quelques années.
Mais c’est un bon outil pour démarrer si tu n’aimes pas les tableurs.
Ses fonctionnalités sont un peu plus basiques que QuickBooks par exemple.
Mais cela peut t’aider à créer tes factures et gérer tes dépenses.
Les fonctionnalités intéressantes de Momenteo
- Un calendrier intuitif de gestion de tes paiements, dépenses, devis
- Un chronomètre pour calculer les heures passées sur un projet
- Des rapports détaillés de dépenses et revenus
- La gestion des déplacements
À partir du premier forfait payant, tu peux faire des demandes de paiements en ligne (en ayant un compte PayPal et Stripe).
Ce qui peut être pratique lorsque tu es digital nomad ou que tes clients sont à l’étranger.
Les forfaits
Les tarifs sont tout à fait raisonnables, puisqu’à l’heure où j’écris cet article, le forfait le plus cher est à 16$ par mois pour un règlement annuel.
Tu peux le tester gratuitement grâce à son offre à 0$.
D’après certains retours utilisateurs, il peut cependant y avoir des enjeux sur la gestion des taxes au Québec, dans certains cas de figure. Cela demande de repasser sur Excel.
Le plus simple est d’essayer la version gratuite pour voir si cela répond à tes besoins.
4 – FreshBooks, le logiciel de facturation des petites entreprises
Freshbooks est conçu spécialement pour les petites entreprises, freelances et entrepreneurs individuels.
Cet outil est plus poussé que Momenteo, mais reste très simple à prendre en main (contrairement à QuickBooks).
Si tu débutes et que tu n’envisages pas d’avoir de la vente de produits en ligne, cela peut s’avérer être une bonne option de départ.
Je n’ai pas testé cette option, mais elle est régulièrement conseillée par les freelances et travailleurs autonomes.
Le désavantage est que les premiers forfaits te limitent en termes de quantité de clients facturables.
Mais si tu as une petite quantité de clients, c’est parfait.
- Tu as la possibilité d’être payé en carte de crédit par tes clients
- Le tracking des heures et la facturation de tes clients sont bien synchronisés
- La gestion des taxes de vente
- Création de devis et soumission
- Un portail client
5- Zoho Books, une application financière dans une galaxie de logiciels complémentaires
Zoho Books fait partie d’une suite de logiciels qui se complètent. Zoho Books intègre un système CRM. Cet acronyme barbare signifie « Customer Relation Management« , soit « gestion de la relation client ».
Ils proposent 6 axes de suites avec des applications dédiées :
- « Finances » qui intègre « books ». Le logiciel comptable.
- « Messagerie et collaboration » qui intègre des outils comme des chats, des gestionnaires email, un outil de webinaires et de téléconférences…
- « Ressources humaines » qui donnent des outils pour la gestion de son équipe
- « Vente et Marketing » qui intègre des outils de prises de rendez-vous, de campagnes publicitaires, sondages…
- « Service Client »
- « Informatique et service technique »
Ces 6 axes permettent d’avoir une gamme d’applications selon tes besoins et donc de faire grandir ton système avec des outils pensés pour fonctionner ensemble à plus long terme.
Sur leur site, tu peux accéder gratuitement à une version de démonstration de Zoho books.
Cela te donnera une idée du tableau de bord et de son fonctionnement.
6 – Harpoon, un logiciel comptable qui t’aide à réduire le stress
Harpoon est une application de gestion comptable idéale pour les freelances, travailleurs indépendants et travailleurs autonomes.
Elle fonctionne en 4 étapes pour t’aider dans le développement de ton activité.
L’objectif est de t’aider à prendre en compte les paramètres financiers et humains de ton activité pour établir un plan d’attaque réaliste dès le départ.
Tu établis ton objectif financier, tu analyses ton niveau de vie et comment tu souhaites gérer ton temps (vacances, heures travaillées, etc.)
Ainsi, tu pourras prendre des décisions sur le court et le long terme.
Avoir des informations claires est un moyen de t’aider à sortir du brouillard et de l’incertitude. Et donc de réduire ton stress.
J’aime beaucoup la philosophie de cette application qui ne s’arrête pas juste à ton chiffre d’affaires et tes taxes.
Tu peux l’essayer gratuitement pendant 15 jours, ensuite c’est à partir de 19$US par mois.
7 – Kiwili, un outil de gestion, de comptabilité et de gestion de projet.
Le logiciel Kiwili serait plus adapté pour une petite entreprise ou moyenne entreprise que pour un travailleur autonome.
Cependant, si tu veux un logiciel qui intègre la gestion de projet et la compta à un seul endroit ; cela peut-être l’outil parfait pour ta situation.
Avec le premier forfait, tu as accès aux outils de gestion : carnet d’adresse client, facture, devis et dépenses.
Si tu souhaites avoir le module de comptabilité, il faudra ajouter environ 30$ par mois.
Quel logiciel de facturation et de compta choisiras-tu ?
Après ce premier tour des solutions pour facturer ses clients au Québec, lequel choisir ?
Ce que je te recommande, c’est de faire une première analyse de tes besoins :
- Nombres de clients facturables par an.
- Veux-tu un module de gestion comptable intégré ou juste facturer ? Si tu es incorporé, un outil complet sera l’idéal.
- ton type de vente : factures-tu seulement de la prestation, ou prévois-tu de vendre des produits numériques ou physiques ?
- Seras-tu nomade ? Cela peut-être pratique de pouvoir permettre à tes clients de payer en carte de crédit dans ce cas…
- As-tu besoin de connecter des applications tierces à ton logiciel de facturation et de comptabilité ?
- Souhaites-tu connecter tous tes comptes au logiciel pour qu’il fasse le travail à ta place ?
- Dois-tu avoir le multidevise ?
Ensuite, fais des essais gratuits ou des démos de ces logiciels pour trouver celui qui te convient le mieux 🙂
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